wyjaśnienia

Gdy pracownik odchodzi, można szybciej usunąć dane

W ocenie UODO nie jest naruszeniem przekazanie do archiwum akt z dokumentami w części E, jeśli pracownik zwalnia się z pracy w trakcie obowiązkowego okresu przechowywania wyników kontroli trzeźwości. Pracodawcy powinni jednak rozważyć szybsze usunięcie dokumentów

W lutym 2023 r. wprowadzono do ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; dalej: k.p.) nowe zasady kontroli trzeźwości i na obecność w organizmach pracowników innych środków, działających podobnie do alkoholu, a następnie wprowadzono także zmiany w wyglądzie akt osobowych, do których została dodana nowa część ‒ E ‒ do przechowywania dokumentów pochodzących z takich kontroli.

Zgodnie z art. 221c par. 6 k.p. pracodawcy mają prawo przetwarzać informacje o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony dóbr, takich jak życie i zdrowie pracowników lub innych osób, lub ochrony mienia. Co ważne, z powyższego przepisu wynika wprost, że pracodawca może przechowywać takie informacje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający jednego roku od dnia ich zebrania. Powyższy przepis ma także zastosowanie do przechowywania wyników kontroli na obecność w organizmie pracownika innych środków, działających podobnie do alkoholu.