Przewodnik po zmianach w prawie pracy i ZUS 2024

Od w 1 stycznia 2024 r. weszły w życie zmiany w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Najważniejsze z nich dotyczą wysokości i ustalania płacy minimalnej oraz zmiany limitów podatkowych niektórych świadczeń pracowniczych. Natomiast do 17 maja 2024 r. pracodawcy mają czas na dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe do nowych wymogów bhp. 

Poniżej przedstawiamy szczegółowe omówienie najważniejszych zmian kadrowo-płacowych, które wchodzą w życie w 2024 r.

I. Prawo pracy

Zmiany od 17 listopada 2023 r. – omówienie

+/- 1. Nowe wymagania dla stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe

Przed zmianą. Dotychczas obowiązujące przepisy rozporządzenia z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (dalej: rozporządzenie) nakładały na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi zajmującemu stanowisko wyposażone w monitor ekranowy również klawiatury lub innego urządzenia wejściowego, jednostki centralnej lub stacji dyskietek, drukarki, skanera, myszy, trackballa, stołu, krzesła, uchwytu na dokumenty, podnóżka. Pracodawca dostosowywał więc stanowisko pracy do wymogów określonych we wskazanym rozporządzeniu. Ponadto obowiązkiem pracodawcy, zgodnie z poprzednio obowiązującymi przepisami rozporządzenia, było zapewnienie pracownikom okularów korygujących wzrok w przypadku konieczności ich używania na stanowisku pracy z monitorem ekranowym. Szkła kontaktowe, mimo ich coraz większej popularności, mogły być zapewnione przez pracodawcę w wyniku jego dobrowolnej decyzji. Zasadniczo dotyczyło to przypadku, gdy pracownik, ze względu na rodzaj wady i wskazań lekarza okulisty określonych podczas badania profilaktycznego, nie mógł korzystać w pracy z okularów i miał zalecone szkła kontaktowe.

W praktyce w zakresie minimalnych wymagań bhp oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe, załącznik do rozporządzenia, który to określał, również nie był dostosowany do obecnych potrzeb. Od daty wejścia w życie rozporządzenia (co miało miejsce 11 marca 1999 r.) nie było ono bowiem aktualizowane.

Po zmianie. Zmiana rozporządzenia, jaka obowiązuje od 17 listopada 2023 r., dostosowała jego przepisy do aktualnych wymagań związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy na stanowisku wyposażonym w monitor ekranowy. W szczególności znowelizowano definicję stanowiska pracy, a wraz z nią uchylono definicję systemu komputerowego. Obecnie przez stanowisko pracy należy rozumieć przestrzeń pracy wraz z:

• wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika, krzesłem i stołem,

• opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

Natomiast rozszerzona została definicja systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy, do których nie należy stosować przepisów rozporządzenia. Przepisy rozporządzenia nie będą miały do nich zastosowania, jeżeli systemy te nie są przeznaczone do użytkowania co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Jeżeli użytkowanie ich będzie natomiast obejmować co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, do systemów tych należy stosować przepisy rozporządzenia.

Istotną zmianą jest uzupełnienie zobowiązania pracodawcy do zapewnienia pracownikom nie tylko okularów, ale też – w sytuacji, gdy jest to konieczne – szkieł kontaktowych. Zapewnić okulary lub szkła pracodawca powinien, tak jak dotychczas, pracownikom, czyli osobom zatrudnionym przez pracodawcę, w tym praktykantom i stażystom, użytkującym w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (czyli minimum przez 4 godziny).

Poważnym modyfikacjom uległ też załącznik do rozporządzenia (minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe). Do najważniejszych zmian w dotychczasowych minimalnych wymaganiach należą m.in.:
 

• w przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz;

• ustawienie monitora ekranowego oraz innych elementów wyposażenia nie powinno wymuszać niewygodnych ruchów głowy i szyi. Górna krawędź monitora ekranowego powinna znajdować się na wysokości oczu pracownika;

• ekran monitora nie musi już być pokryty warstwą antyodbiciową lub posiadać odpowiedniego filtra;
   

• konstrukcja stołu powinna umożliwiać dogodne ergonomiczne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym zróżnicowaną wysokość ustawienia monitora ekranowego i klawiatury, a w szczególności powinna zapewniać: wystarczającą powierzchnię gwarantującą łatwe posługiwanie się elementami wyposażenia stanowiska pracy i wykonywanie czynności związanych z pracą, ustawienie klawiatury w takiej odległości od przedniej krawędzi stołu, która umożliwia podparcie dla rąk i przedramion z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem;

• pracownik powinien mieć zapewnioną odpowiednią przestrzeń do umieszczenia nóg pod blatem stołu oraz do przyjęcia wygodnej pozycji i możliwości jej zmiany podczas pracy;

• krzesło stanowiące wyposażenie stanowiska pracy powinno posiadać regulację wysokości siedziska, regulację wysokości oparcia odcinka lędźwiowego kręgosłupa, regulację kąta pochylenia oparcia oraz odpowiednie wymiary oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów;

• stanowisko pracy powinno być tak usytuowane w pomieszczeniu, aby pracownik miał do niego swobodny dostęp.

Nowe przepisy bhp oznaczają zmniejszenie poziomu szczegółowości wymogów i zwiększenie elastyczności dla pracodawców w zakresie doboru wyposażenia stanowiska pracy.

Pracodawcy mają czas do 17 maja 2024 r. na dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, utworzonych przed 17 listopada 2023 r., do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii określonych w nowelizacji rozporządzenia. Natomiast nowo powstałe stanowiska pracy od 17 listopada 2023 r. podlegają już wymogom znowelizowanego rozporządzenia.

KOMENTARZ: Zmiany mają zasadniczo pozytywny charakter. Wychodzą naprzeciw potrzebom pracowników i zmieniającym się warunkom wykonywania przez nich pracy. Dopuszczają większą elastyczność w doborze wyposażenia. Jednocześnie jednak nakładają na pracodawców obowiązki, które mogą oznaczać konieczność dodatkowych kosztów na zorganizowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe (np. na zakup podstawek lub monitorów stacjonarnych dla pracowników zdalnych pracujących na laptopach) czy zakup soczewek kontaktowych zamiast okularów. Wymagają też dostosowania do nowych przepisów regulacji wewnątrzzakładowych, np. regulaminów czy procedur refundacji okularów.
 

Tabela. Przegląd zmian w zakresie wynagrodzeń – zestawienie

 Zmiany od 1 stycznia 2024 r. – omówienie

+/- 2. Minimalne wynagrodzenie za pracę i minimalna stawka godzinowa

Przed zmianą. W 2023 r. wynagrodzenie minimalne przysługujące pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy przyjęło dwie wysokości:

• od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r. – 3490 zł,

• od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r. – 3600 zł.

Podobnie minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorcy i osoby świadczącej usługi – podmiotów, do których należy stosować przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, wynosiła:

• od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r. – 22,80 zł,
• od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r. – 23,50 zł.

Do 31 grudnia 2023 r. do minimalnego wynagrodzenia był też wliczany dodatek za szczególne warunki pracy.

Po zmianie. W 2024 r. minimalne wynagrodzenie i minimalna stawka godzinowa wzrosną w dwóch etapach i wyniosą odpowiednio:

• od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 r. – 4242 zł i 27,70 zł,

• od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. – 4300 zł i 28,10 zł.

Łączny wzrost minimalnej płacy brutto, który nastąpił od 1 stycznia i nastąpi od 1 lipca 2024 r., w porównaniu z 2023 r. wyniesie 810 zł, a minimalnej stawki godzinowej – 5,30 zł.

Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy mają prawo przynajmniej do proporcjonalnie ustalonej kwoty minimalnej płacy. Pracodawca ustalając, czy wynagrodzenie osiągnęło poziom minimalny, nie uwzględnia w tej kwocie (art. 6 ust. 5 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę):

• nagrody jubileuszowej,
• odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,
• wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,
• dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej,
• dodatku za staż pracy,
• dodatku za szczególne warunki pracy.

Konieczność wyłączenia dodatku za szczególne warunki pracy przy ustalaniu, czy pracownikowi zostało zapewnione przynajmniej minimalne wynagrodzenie, powstała od 1 stycznia 2024 r. w związku ze zmianą przepisów. Do ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wprowadzono również definicję tego dodatku.

Dodatek za szczególne warunki pracy – dodatek do wynagrodzenia z tytułu wykonywania pracy w warunkach szczególnie uciążliwych lub szczególnie szkodliwych dla zdrowia, pracy związanej z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym lub pracy szczególnie niebezpiecznej, przysługujący pracownikowi na zasadach określonych w odrębnych przepisach, układzie zbiorowym pracy, innym opartym na ustawie porozumieniu zbiorowym, regulaminie wynagradzania, statucie określającym prawa i obowiązki stron stosunku pracy, umowie o pracę lub spółdzielczej umowie o pracę (art. 1 pkt 11 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). 

Minimalne wynagrodzenie i minimalna stawka godzinowa w nowej wysokości przysługują za pracę wykonaną za styczeń i kolejne miesiące 2024 r. Zatem pracownik czy zleceniobiorca nie ma roszczenia o przyznanie wyższego wynagrodzenia tylko dlatego, że podmiot zatrudniający dokonał wypłaty wynagrodzenia w 2024 r. za miesiąc czy miesiące przypadające w 2023 r. czy wcześniejsze lata.

Konsekwencją podwyższenia wynagrodzenia minimalnego jest wzrost minimalnych należności uzależnionych od tego wynagrodzenia.

Wybrane należności uzależnione od minimalnego wynagrodzenia

KOMENTARZ: Coroczny wzrost minimalnego wynagrodzenia jest korzystny dla pracowników i zleceniobiorców. Natomiast dla pracodawców oznacza wyższe koszty związane z jego wypłatą. Powstaje przy tym także konieczność aktualizacji przez pracodawców i inne podmioty zatrudniające wskaźników w programach kadrowo-płacowych. Podwyższenie minimalnej płacy obciąży też przedsiębiorców opłacających składki ZUS na własne ubezpieczenia. Natomiast wyłączenie z płacy minimalnej dodatku za szczególne warunki pracy powoduje konieczność podwyżki wynagrodzenia w przypadku zatrudnionych, którzy otrzymują ten dodatek i nie osiągają minimalnego wynagrodzenia.

-/ 3. Zniesienie podwyższonego limitu świadczeń finansowanych z zfśs i dopłat do wypoczynku zwolnionych z podatku

Przed zmianą. Do 31 grudnia 2023 r. wartość otrzymanych przez pracownika i sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych rzeczowych świadczeń (takimi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi), a także świadczeń pieniężnych, była zwolniona z podatku do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 2000 zł.

Zwolnione z podatku do końca 2023 r. i do wysokości 3000 zł rocznie były również dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18, finansowane z innych źródeł niż fundusz socjalny lub zfśs.

Z wyższych zwolnień podatkowych pracodawcy mogli korzystać w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19.

Po zmianie. Od 1 stycznia 2024 r. wartość świadczeń rzeczowych i pieniężnych opłaconych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych ponownie jest zwolniona do rocznej kwoty wynoszącej 1000 zł. Natomiast dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 finansowane z innych środków niż socjalne są nieopodatkowane do kwoty 2000 zł rocznie. Istotny jest moment przekazania świadczeń. Jeżeli świadczenie lub dopłata do wypoczynku zostały przekazane pracownikom w 2024 r., mimo iż dokumenty do ich przyznania zostały złożone w 2023 r., należy stosować niższy limit zwolnienia.

KOMENTARZ: Zmiana jest niekorzystna dla pracowników i pracodawców, ponieważ zmniejszył się limit zwolnienia z podatku świadczeń przyznanych z zfśs lub funduszy związkowych oraz dopłat do wypoczynku dzieci i młodzieży pochodzących z innych źródeł niż środki socjalne. Nadwyżkę wartości przyznanego świadczenia przekraczającej w 2024 r. odpowiednio 1000 zł i 2000 zł należy bowiem opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zmiany od 25 marca 2024 r. – omówienie

+/- 4. Nowa definicja wynagrodzenia podlegającego potrąceniom w administracyjnym postępowaniu egzekucyjnym

Przed zmianą. Do 24 marca 2024 r. przez wynagrodzenie podlegające zajęciu administracyjnemu należy rozumieć wynagrodzenia oraz niewyłączone spod egzekucji inne świadczenia pieniężne związane z pracą lub funkcją wykonywaną przez zobowiązanego na podstawie stosunku pracy oraz innej podstawie, jeżeli z tego tytułu zobowiązany otrzymuje okresowe świadczenia pieniężne. W wyroku z 22 listopada 2010 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie (III SA/Wa 223/10) stwierdził, że nie ulega wątpliwości, iż definicja wynagrodzenia przyjęta przez ustawodawcę na potrzeby postępowania egzekucyjnego w administracji jest szersza niż pojęcie wynagrodzenia w rozumieniu przepisów prawa pracy. Zatem dla oceny, czy określone świadczenie jest wynagrodzeniem w rozumieniu art. 1a pkt 17 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, bez znaczenia jest podstawa prawna, w oparciu o jaką świadczona jest praca lub wykonywana funkcja.

Pracodawcą w rozumieniu tego przepisu jest podmiot wypłacający ww. wynagrodzenie. WSA w Poznaniu w wyroku z 18 lipca 2017 r. (I SA/Po 326/17) stwierdził, iż:

Po zmianie. Od 25 marca 2024 r. ulegnie zmianie definicja wynagrodzenia podlegającego zajęciu w administracyjnym postępowaniu egzekucyjnym.

Zgodnie z nowym brzmieniem należy przez nie rozumieć wynagrodzenia oraz inne świadczenia pieniężne związane z pracą lub funkcją wykonywaną przez zobowiązanego na podstawie stosunku pracy oraz innej podstawie, jeżeli z tego tytułu zobowiązany otrzymuje okresowe świadczenia pieniężne, w tym świadczenia pieniężne przysługujące z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, wypłacane przez pracodawcę w okresie zatrudnienia, a także w okresie 12 miesięcy od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Istotną zmianą jest rozszerzenie wprost obowiązku dokonywania potrąceń m.in. przez pracodawcę nie tylko na świadczenia okresowe otrzymywane przez pracownika-dłużnika w czasie zatrudnienia, ale też po jego ustaniu, w okresie nie dłuższym jednak niż 12 miesięcy od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Należy przyjąć, że chodzi tu o wynagrodzenie wypłacane w określonych powtarzających się terminach, np. miesięczne dodatki, miesięczne, kwartalne lub roczne premie.

Egzekucja ze świadczeń pieniężnych przysługujących z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa wypłacanych przez pracodawcę odbywa się według przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

KOMENTARZ: Zmiana jest korzystna dla wierzyciela – administracyjny organ egzekucyjny, którym jest m.in. urząd skarbowy, ZUS czy KRUS. Zwiększa i doprecyzowuje bowiem możliwości dokonywania potrąceń przez podmiot zatrudniający. Jednocześnie jest to regulacja niepełna w tym znaczeniu, że nakazuje pracodawcy dokonanie potrącenia w zasadzie bez aktualnej informacji o tym, czy dług jeszcze istnieje, a więc czy istnieje również podstawa prawna do dokonania potrącenia. W takiej sytuacji należy przyjąć, że pracodawca występuje do organu egzekucyjnego z zapytaniem o aktualność zobowiązania i jego wysokość przed dokonaniem potrącenia, jeżeli wie, że pracownik otrzyma świadczenie objęte egzekucją. Trzeba przyjąć, że jeżeli pracodawca dokonał potrącenia ze świadczenia i przekazał zajętą część organowi egzekucyjnemu, powinien też zaktualizować o tę informację świadectwo pracy w ust. 7 (Informacja o zajęciu wynagrodzenia). Należy przypomnieć, że jeżeli w czasie prowadzenia egzekucji z wynagrodzenia za pracę zobowiązany przestał pracować u pracodawcy, u którego dokonano zajęcia wynagrodzenia, pracodawca ten niezwłocznie zawiadamia o tym organ egzekucyjny oraz we wzmiance o zajęciu wynagrodzenia w wydanym zobowiązanemu świadectwie pracy wskazuje organ egzekucyjny, numer sprawy egzekucyjnej i wysokość potrąconych już kwot.

Tabela. Przegląd zmian w zakresie ubezpieczeń społecznych – zestawienie

 Zmiany od 1 stycznia 2024 r. – omówienie

+/- 5. Nowe kody tytułów ubezpieczenia

Przed zmianą. Przepisy ustawy o świadczeniu wspierającym zostały uchwalone w 2023 r. Natomiast weszły w życie od 1 stycznia 2024 r. i wprowadzają do porządku prawnego nowy rodzaj świadczenia kierowanego bezpośrednio do osoby niepełnosprawnej, tzw. świadczenie wspierające. Spowodowało to konieczność dostosowania kodów tytułów ubezpieczenia do nowych regulacji.

Po zmianie. Ustawa z 7 lipca 2023 r. o świadczeniu wspierającym określa zasady nabywania od 1 stycznia 2024 r. prawa do świadczenia przez osoby niepełnosprawne z potrzebą wsparcia oraz przyznawania i wypłacania tego świadczenia. Należy przypomnieć, iż świadczenie wspierające przysługuje osobie (obywatelowi polskiemu, jak i cudzoziemcowi) w wieku od ukończenia 18 lat posiadającej decyzję ustalającą poziom potrzeby wsparcia, czyli wielkość braku lub wielkość utraty autonomii fizycznej, psychicznej, intelektualnej lub sensorycznej, określony od 70 do 100 punktów, przy czym nabywanie prawa do świadczenia będzie odbywało się sukcesywnie. Warunkiem otrzymania świadczenia jest zamieszkiwanie na terytorium Polski przez okres otrzymywania świadczenia wspierającego.

Za osoby niepracujące, udzielające wsparcia osobie uprawnionej do świadczenia wspierającego, wspólnie z nią zamieszkujące i gospodarujące, ZUS opłaca składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne przez okres sprawowania opieki (art. 6c ustawy systemowej). Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe będzie świadczenie wspierające pobierane przez osobę, nad którą sprawowana jest opieka. Osoby te nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu (art. 12 ust. 2 ustawy systemowej). Należy zauważyć, że osoby te będą podlegać obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym albo odpowiednio ubezpieczeniu emerytalnemu, jeżeli nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie mają innych tytułów powodujących obowiązek ubezpieczeń społecznych. Zgłoszenia do właściwych ubezpieczeń dokonuje ZUS. Natomiast składki na wskazane ubezpieczenia finansuje bud­żet państwa za pośrednictwem tego organu.

Prawo do objęcia ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi oraz ubezpieczeniem zdrowotnym przysługuje tylko jednej osobie wspierającej beneficjenta świadczenia. Osoba wspierająca może zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków swojej rodziny.

W związku z tym w załączniku nr 25 do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego:

w części I „Kod tytułu ubezpieczenia” w dziale 1 „Podmiot podstawowy wraz z rozszerzeniem” dodano następujące kody:

• 14 30 – osoba pobierająca świadczenie wspierające,

• 14 31 – osoba niepodejmująca zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej ze względu na potrzebę udzielenia wsparcia osobie pobierającej świadczenie wspierające, podlegająca z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu,

• 14 32 – osoba niepodejmująca zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej ze względu na potrzebę udzielenia wsparcia osobie pobierającej świadczenie wspierające, podlegająca z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym, niepodlegająca ubezpieczeniu zdrowotnemu,

• 14 33 – osoba niepodejmująca zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej ze względu na potrzebę udzielenia wsparcia osobie pobierającej świadczenie wspierające, podlegająca z tego tytułu ubezpieczeniu zdrowotnemu, niepodlegająca ubezpieczeniom społecznym.

Natomiast w wyniku wprowadzenia do porządku prawnego ustawy z 9 czerwca 2022 r. o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich, która uchyliła ustawę z 26 października 1982 r. o postępowaniu w sprawach nieletnich, dostosowano brzmienie rozszerzenia kodu prac uznawanych za wykonywane w szczególnym charakterze do obecnych regulacji.

W części IV „Kod pracy o szczególnym charakterze” – kod 21 oznacza obecnie prace nauczycieli, wychowawców i innych pracowników pedagogicznych zatrudnionych w młodzieżowych ośrodkach wychowawczych, młodzieżowych ośrodkach socjoterapii, ośrodkach szkolno-wychowawczych, okręgowych ośrodkach wychowawczych, schroniskach dla nieletnich oraz zakładach poprawczych, zgodnie z przepisami ustawy z 9 czerwca 2022 r. o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich.

Rozporządzenie zmieniające wprowadza regulacje przejściowe dotyczące przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych. Określa bowiem, że do dokumentów przekazywanych za okresy przypadające przed 1 stycznia 2024 r. należy stosować kody tytułu ubezpieczenia i kody pracy o szczególnym charakterze obowiązujące w okresie, za który dokumenty te zostały złożone.

Zmiany mają charakter dostosowujący. W zakresie nowych kodów tytułów ubezpieczeń obowiązek zgłoszeniowy należy do ZUS. Natomiast obowiązkiem pracodawców będzie stosowanie nowego kodu pracy w szczególnym charakterze, począwszy od dokumentów rozliczeniowych składanych za styczeń 2024 r.

+/- 6. Wyższa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osób prowadzących działalność gospodarczą

Przed zmianą. Osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą (przedsiębiorcy) opłacają składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od obowiązującej ich podstawy wymiaru tych składek. Składki na ubezpieczenia społeczne opłacają na zasadach ogólnych albo na preferencyjnych warunkach (po spełnieniu określonych wymogów).

Do 31 grudnia 2023 r. podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorców wynosiła:

• 1047 zł (30% z 3490 zł od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r.) i 1080 zł (30% z 3600 zł od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r.) – dla opłacających składki na ubezpieczenia społeczne na preferencyjnych zasadach, tj. od 30% minimalnego wynagrodzenia za pracę;

• 4161 zł (6935 zł x 60%) – dla opłacających składki na zasadach ogólnych, tj. od 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego; ta podstawa jest właściwa również dla osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność lub z osobami korzystającymi z tzw. ulgi na start;

• nie mniej niż 1047 zł (30% z 3490 zł od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r.) i 1080 zł (30% z 3600 zł od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r.) i nie więcej niż 4161 zł (6935 zł x 60%) – dla opłacających tzw. mały ZUS plus.

Po zmianie. Od 1 stycznia 2024 r. wraz ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia za pracę (podobnie jak w 2023 r. wynagrodzenie to wzrośnie w dwóch etapach w 2024 r. – od 1 stycznia do kwoty 4242 zł i od 1 lipca do kwoty 4300 zł), a także prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia za pracę (które w 2024 r. wynosi 7824 zł), wzrosła podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. W zależności od tego, na jakich zasadach, wybranych przez przedsiębiorcę, są opłacane składki na ubezpieczenia społeczne, ich wysokość będzie ustalana od innej podstawy wymiaru. Przedsiębiorcy uprawnieni do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w ramach ulgi tzw. mały ZUS plus ustalają podstawę wymiaru tych składek w wysokości uzależnionej od dochodu w poprzednim roku kalendarzowym. Podstawa wymiaru składek w ich przypadku mieści się w przedziale pomiędzy 30% minimalnego wynagrodzenia za pracę a 60% przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia.

Wysokość składek na ubezpieczenia społeczne za przedsiębiorców

* Zasady ustalania podstawy wymiaru składek dotyczą też osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność gospodarczą lub z osobami korzystającymi z tzw. ulgi na start.

** Składkę na ubezpieczenie wypadkowe przyjęto w wysokości 1,67% obowiązującej do 31 marca 2024 r. i pod warunkiem, że w tej wysokości będzie obowiązywać przez kolejny rok składkowy, tj. od 1 kwietnia 2024 r. do 31 marca 2025 r.

*** Składka na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy jest opłacana od podstawy wymiaru nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

KOMENTARZ: Zmiana jest niekorzystna, ponieważ zwiększa comiesięczne obciążenia składkowe przedsiębiorców. Natomiast z punktu widzenia przyszłych świadczeń (zasiłkowych czy emerytalno-rentowych) podstawa ich wymiaru systematycznie wzrasta, tym samym wyższa będzie kwota ww. świadczeń. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorca, który oczekuje ich w jeszcze wyższej wysokości, opłacał składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy wymiaru przekraczającej przewidziane dla niego minimum czy preferencję.

+/- 7. Limit składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe

Przed zmianą. W 2023 r. roczne ograniczenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynosiło 208 050 zł (6935 zł x 30). Natomiast miesięczna graniczna podstawa wymiaru składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe – 17 337,50 zł (6935 zł x 250%).

Po zmianie. W 2024 r. graniczna roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz Fundusz Emerytur Pomostowych jest wyższa ze względu na przyjętą do jej obliczenia wyższą wysokość przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia w 2024 r. i wynosi 234 720 zł (7824 zł x 30). Przy ustalaniu, czy limit składek na ww. ubezpieczenia został osiągnięty, należy zsumować podstawy wymiaru tych składek osiągnięte u każdego płatnika składek, bez względu na tytuł do tych ubezpieczeń (dobrowolny czy obowiązkowy). Od podstawy wymiaru przekraczającej ustalony limit składki na wskazane ubezpieczenia nie są pobierane. Miesięczna maksymalna podstawa wymiaru składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe również wzrosła i stanowi ją kwota 19 560 zł (7824 zł x 250%).

KOMENTARZ: Wzrost ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz FEP zwiększa koszty wynagrodzeń. Dla płatnika składek, jak i ubezpieczonego ma przede wszystkim fiskalny charakter. W przypadku składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe wzrost maksymalnej podstawy jej wymiaru powoduje, że w przypadku ubezpieczonych otrzymujących wysokie wynagrodzenie z tytułu np. umowy zlecenia czy innego cywilnoprawnego kontraktu, z których osoby te mogą przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, zasiłki w razie choroby czy macierzyństwa będą naliczane od wyższej podstawy wymiaru niż w roku poprzednim.

+/ 8. Emerytury pomostowe

Przed zmianą. Dotychczas obwiązujące przepisy ustawy o emeryturach pomostowych przewidywały, że jednym z podstawowych warunków nabycia prawa do emerytury z tej ustawy jest wykonywanie przed 1 stycznia 1999 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych lub art. 32 i 33 ustawy emerytalnej).

W ustawie o emeryturach pomostowych przyjęto zasadę, że emerytury pomostowe przysługują tylko tym osobom, które przed 1 stycznia 1999 r. wykonywały pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze na podstawie dotychczasowych przepisów albo pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych. To oznaczało, że emerytury pomostowe mają wygasający charakter.

Po zmianie. Nowelizacja ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych uchyla wygasający charakter świadczeń przyznawanych na jej podstawie. Taka zmiana umożliwia ubieganie się o wcześniejszą emeryturę przez osoby zatrudnione przy pracach w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, które nie wykonywały pracy „szczególnej” przed 1 stycznia 1999 r., a spełniają pozostałe warunki do jej uzyskania.

Od 1 stycznia 2024 r. prawo do emerytury pomostowej przysługuje pracownikowi, który spełnia łącznie następujące warunki:

• urodził się po 31 grudnia 1948 r.;
• ma okres pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wynoszący co najmniej 15 lat;
• osiągnął wiek wynoszący co najmniej 55 lat dla kobiet i co najmniej 60 lat dla mężczyzn;
• ma okres składkowy i nieskładkowy, ustalony na zasadach określonych w ustawie o emeryturach i rentach z FUS (art. 5–9 i art. 11 tej ustawy), wynoszący co najmniej 20 lat dla kobiet i co najmniej 25 lat dla mężczyzn;
• po 31 grudnia 2008 r. wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, w rozumieniu art. 3 ust. 1 i 3 ustawy pomostowej.

W następstwie tych zmian osobie, która wystąpi o ustalenie prawa do emerytury pomostowej przed rozwiązaniem stosunku pracy, a spełni pozostałe warunki do ustalenia prawa do emerytury pomostowej (ze względu na wiek – 55 lat kobieta i 60 lat mężczyzna, staż pracy ogółem, wykonywanie pracy w warunkach szczególnych po 31 grudnia 2008 r.), ZUS wyda decyzję o przyznaniu emerytury pomostowej. Emerytura taka jednak nie będzie wypłacana do czasu rozwiązania stosunku pracy.

Dodatkowo prawo do emerytury pomostowej ulegnie zawieszeniu bez względu na wysokość uzyskiwanego przychodu w razie podjęcia przez uprawnionego pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, na podstawie stosunku pracy lub umowy cywilnoprawnej (art. 17 ust. 4 ustawy o emeryturach pomostowych).

Ponadto odszkodowanie za utratę możliwości nabycia prawa do wcześniejszej emerytury z tytułu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze dla osób, które nie mają ustalonego decyzją prawomocną prawa do emerytury pomostowej (rekompensata), przysługuje ubezpieczonemu, jeżeli przed 1 stycznia 2009 r. ma okres pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach i rentach z FUS, wynoszący co najmniej 15 lat. Rekompensata nie przysługuje osobie, która ma ustalone decyzją prawomocną prawo do emerytury na podstawie przepisów ustawy o emeryturach i rentach z FUS lub przepisów odrębnych.

Zmiana jest korzystna dla osób, które podjęły pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze po 1 stycznia 1999 r. Pozwala bowiem nabyć tym osobom prawo do świadczenia emerytalnego bez względu na termin, w jakim rozpoczęły wykonywanie takiej pracy.

+/- 9. Korekty dokumentów rozliczeniowych za okres od stycznia 1999 r. do grudnia 2021 r.

Przed zmianą. Płatnicy składek do końca 2021 r. mogli dokonywać korekt dokumentów rozliczeniowych zasadniczo bezterminowo. Natomiast od 1 stycznia 2022 r. płatnik składek nie może złożyć korekty deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego po upływie 5 lat od dnia, w którym minął termin opłacenia składek rozliczonych w tych dokumentach. Zasada ta ma zastosowanie do dokumentacji składanej za styczeń 2022 r. lub za okresy późniejsze. Korekty tych dokumentów przesłane po upływie 5-letniego terminu nie zostaną przyjęte przez ZUS. Po tym czasie zmiany mogą być ewidencjonowane przez ZUS z urzędu i tylko na kontach ubezpieczonych. Wyjątkowo podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe może być zmieniona na kontach ubezpieczonych wyłącznie na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu albo prawomocnej decyzji właściwego organu. Nie dotyczy to sytuacji, gdy podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota. Wówczas płatnik składek składa wyłącznie ten raport, wypełniając jedynie pola, które ulegają zmianie, oraz dane identyfikacyjne płatnika składek i ubezpieczonego.

Do biegu 5-letniego terminu nie mają zastosowania przepisy ustawy systemowej o egzekucji zadłużenia składkowego i nadpłacie składek (art. 24 ust. 2, ust. 5–6f w zw. z art. 48d ust. 2 i 4 ustawy systemowej). Oznacza to, że ZUS po upływie 5 lat nie będzie mógł żądać nieopłaconych składek i jednocześnie płatnik utraci prawo do zwrotu nadpłaconych składek.

Po zmianie. Do 1 stycznia 2024 r. płatnicy składek mogli korygować dokumenty rozliczeniowe za okres od stycznia 1999 r. do grudnia 2021 r. włącznie. Nie dotyczy to dokumentów rozliczeniowych złożonych za te okresy po raz pierwszy (zarówno przez płatników składek, jak i ZUS). Przesłana przez płatnika składek 2 stycznia 2024 r. lub później korekta dokumentów rozliczeniowych za ww. okresy nie zostanie przyjęta przez ZUS.

Zasady postępowania z dokumentacją rozliczeniową od 2 stycznia 2024 r.

Ograniczenie możliwości wprowadzania zarówno przez ZUS, jak i przez płatnika składek zmian na jego koncie i kontach osób ubezpieczonych stabilizuje rozliczenia składkowe. Natomiast płatnicy składek w razie konieczności powinni na bieżąco dokonywać korekt dokumentów rozliczeniowych. Jest to również istotne z punktu widzenia płatnika i jego dbałości o finanse, w sytuacji gdy konsekwencją korekty najczęściej jest w jego przypadku nadpłata składek (np. jeżeli do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych została zgłoszona osoba, która mogła im podlegać wyłącznie dobrowolnie).

Tabela. Przegląd zmian w zakresie zasiłków – zestawienie

 Zmiany od 6 grudnia 2023 r. – omówienie

+/ 10. Zmiany w dokumentacji zasiłkowej

Przed zmianą. Przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (dalej: rozporządzenie zasiłkowe) nie zostały od razu dostosowane do zmian w uprawnieniach dla rodziców w szczególności wprowadzonych od 26 kwietnia 2023 r. (np. w zakresie urlopu rodzicielskiego czy ojcowskiego). Nie określały też dokumentów niezbędnych do ustalenia prawa do zasiłku macierzyńskiego w przypadku śmierci pracodawcy czy zasiłku opiekuńczego, o który dodatkowo mogą ubiegać się rodzice dzieci niepełnosprawnych.

Po zmianie. W wyniku obowiązującej od 6 grudnia 2023 r. nowelizacji przepisy rozporządzenia zasiłkowego zostały zmodyfikowane i uzupełnione w szczególności o dokumentację wymaganą do ustalenia prawa do niektórych urlopów dla rodziców.

Do najważniejszych zmian w tym zakresie należy zaliczyć:

• zastąpienie zagranicznego aktu urodzenia dziecka zagranicznym dokumentem potwierdzającym urodzenie dziecka, wydanym przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju – w przypadku ubiegania się o przyznanie i wypłatę zasiłku macierzyńskiego z tytułu urodzenia dziecka podczas pobytu za granicą,

• określenie dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty ubezpieczonemu ojcu dziecka zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego, w związku z nieposiadaniem przez matkę dziecka tytułu do objęcia ubezpieczeniem społecznym w razie choroby i macierzyństwa (odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub jego kopia, zaświadczenie pracodawcy o okresie i wymiarze czasu pracy wykonywanej w czasie urlopu rodzicielskiego – w przypadku pracownika, któremu zasiłek macierzyński wypłaca ZUS, wniosek ubezpieczonego złożony płatnikowi zasiłku macierzyńskiego przed terminem rozpoczęcia korzystania z tego zasiłku za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego – w przypadku ubezpieczonego niebędącego pracownikiem, oświadczenie ubezpieczonego, że matka dziecka nie posiada tytułu do objęcia ubezpieczeniem społecznym w razie choroby i macierzyństwa),

• określenie dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłku opiekuńczego w związku z koniecznością opieki nad niepełnosprawnym dzieckiem (orzeczenie o stopniu niepełnosprawności lub jego kopia, dodatkowo, w zależności od okoliczności – zaświadczenie lekarskie wystawione ubezpieczonemu na zwykłym druku lub jego kopia w przypadku porodu albo choroby rodzica dziecka lub jego małżonka stale opiekujących się dzieckiem),

• uchylenie przepisów dotyczących korzystania z urlopu rodzicielskiego nie bezpośrednio po urlopie macierzyńskim.

Nowością jest również to, że przy ubieganiu się o dany rodzaj zasiłku kopie dokumentów, takich jak np. akt urodzenia dziecka, orzeczenie o niepełnosprawności dziecka czy matki, karta wypadku, a także zaświadczenie sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu o przysposobienie dziecka – mogą być potwierdzone za zgodność z oryginałem nie tylko przez płatnika czy ZUS, ale też przez ubezpieczonego.

Ponadto znowelizowano treść zaświadczenia płatnika składek, wymaganego do ustalenia prawa i wypłaty zasiłków przez ZUS, w którym obecnie należy wskazać, czy ubezpieczony w okresie niezdolności do pracy m.in. korzysta z urlopu opiekuńczego, a także czy wystąpiła usprawiedliwiona nieobecność w pracy przypadająca od dnia śmierci pracodawcy do dnia wygaśnięcia umowy o pracę albo dokonania uzgodnienia o kontynuowaniu stosunku pracy lub rozwiązaniu umowy o pracę – z podaniem okresów tych nieobecności.

KOMENTARZ: Zmiany mają charakter dostosowujący do obowiązujących przepisów. Należy uznać je za korzystne, porządkują bowiem w jednym akcie prawnym wykaz dokumentów wymaganych do ustalenia prawa i wypłaty zasiłków z FUS, zgodnych z aktualnym porządkiem prawnym.

 Zmiany od 1 stycznia 2024 r. – omówienie

+/- 11. Minimalna podstawa wymiaru zasiłków

Przed zmianą. W 2023 r. minimalna podstawa wymiaru zasiłku z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (a także wynagrodzenia chorobowego) dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy nie mogła być niższa od (po odliczeniu od minimalnego wynagrodzenia za pracę składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika – zasadniczo 13,71%):

• 3011,52 zł – za okres od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r.,
• 3106,44 zł – za okres od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r.

Po zmianie. Od 1 stycznia 2024 r. minimalna podstawa wymiaru zasiłków i wynagrodzenia chorobowego wynosi:

• 3660,42 zł – za okres od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 r.,
• 3710,45 zł – za okres od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r.

W przypadku pracownika niepełnoetatowego minimalna podstawa wymiaru świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa nie może być ustalana od wynagrodzenia niższego niż odpowiednia do etatu część minimalnego wynagrodzenia za pracę.

KOMENTARZ: Zmiana jest korzystna dla pracowników. Podstawa wymiaru świadczeń chorobowych, a także z tytułu rodzicielstwa, dla pracowników otrzymujących minimalną płacę systematycznie wzrasta. Natomiast dla pracodawców stanowi podwyższenie kosztów wynagrodzenia chorobowego finansowanego ze środków zakładu pracy. Należy jednak zaznaczyć, że wynagrodzenie chorobowe obciążone jest tylko składką zdrowotną i poza kilkoma wyjątkami przysługuje w wysokości 80% podstawy wymiaru.